Баланс ПО-умному

10.04.2015

Грамотно сбалансированный аптечный ассортимент определяет доходность аптеки, дает конкурентные преимущества на рынке и возможность завоевывать признание потребителей. Как показывает практика, многие заведующие сегодня, имея лишь общее представление о методологии формирования ассортимента, полагаются на собственный опыт и знания, при этом редко используют методы и инструменты анализа, которые доступны посредством программного обеспечения (ПО).

Если крупные аптечные сети могут позволить себе иметь собственные отделы по работе с ассортиментом, проводить системный анализ рынка, рисковать на закупках «нераскрученных» брендов, то одиночные аптеки и небольшие сети, имея ограниченные финансовые ресурсы, могут лишь формировать ассортимент, руководствуясь изучением неудовлетворенного спроса, предложениями медицинских представителей и телевизионными рекламными кампаниями. Между тем отсутствие системного подхода к формированию ассортимента приводит к его разбалансированности и вызывает затоваривание неликвидными позициями. Зачастую это связано не только с отсутствием опыта и нежеланием использовать современные инструменты бизнеса со стороны заведующих, но и с отсутствием в большинстве специализированных программ для аптек эффективных инструментов работы с ассортиментными матрицами или высокой стоимостью их индивидуальной разработки. При этом уже стало очевидно, что без правильного и грамотного анализа ассортимента невозможно увидеть ясную картину фактического состояния товарных запасов в аптеке. Поэтому анализ ассортимента — это первый и основной этап процесса оптимизации ассортимента.

Будьте «категоричны»!

На сегодняшний день в аптеках насчитывается в среднем от 5 тыс. до 10 тыс. наименований товаров. Для упорядоченности процессов анализа товарного ассортимента целесообразно проводить его с использованием классификации. Целью такого разделения ассортимента является возможность дифференцированного подхода к управлению различными товарными категориями. Это позволяет применять к каждой категории общие правила управления: по частоте заказа, по величине нормативных и страховых запасов, по величине наценки. Правильное распределение всего ассортимента по товарным группам позволяет оценить ассортимент аптечного подразделения в целом, а также провести детальный анализ по основным показателям продаж в разрезе товарных категорий с целью его оптимизации.

К сожалению, единой общепризнанной и протестированной временем классификации товарных категорий аптечного учреждения на сегодняшний день не существует. Лежащие на поверхности идеи вроде «терапевтических групп» предполагают индивидуальную работу, что в большинстве случаев не под силу отдельным аптекам. Если использовать уже имеющиеся классификации препаратов, то наиболее подходящей является анатомо-терапевтическо-химическая классификация (АТХ), поскольку она почти полностью удов­летворяет требованию уникального вхождения препарата в единственную категорию. Проблемой может стать то, что в ассортимент аптеки входят не только лекарственные препараты, а для этой части ассортимента классификации вообще не существует.

Так или иначе, определившись с разделением всего ассортимента на категории, необходимо сформировать набор ключевых методов анализа ассортимента. Существует много различных инструментов, которые можно использовать в аптеках: ABC-анализ, многофакторный ABC-анализ, XYZ-анализ, метод каскадного ABC—XYZ-анализа. Каждый из перечисленных методов имеет свои преимущества и недостатки.

Оценка по показателям

Итак, в основе грамотного подхода должно лежать понимание того, что необходимо проводить анализ ассортимента не в целом по аптеке, а именно в разрезе товарных категорий. Следующим шагом должна стать разработка набора аналитических показателей, по которым можно оценить качество ассортимента и товарных запасов. С нашей точки зрения к таким показателям относятся:

• оборачиваемость товарных запасов (ОТЗ);

• текущие остатки;

• объем продаж, сумма реализованной наценки (РН);

• процент реализованной наценки (% РН);

• сумма излишнего товарного запаса (ИТЗ);

• сумма товаров без движения и др.

Каждый из перечисленных показателей отражает текущее состояние товарных запасов аптеки.

В целях оптимизации ассортимента необходимо не только четко структурировать ассортимент по товарным категориям, но и понимать роль каждой товарной категории и отдельного товара в общем ассортименте аптеки. Оптимизация ассортимента может проводиться, например, по следующим направлениям:

• сокращение ассортимента;

• расширение ассортимента;

• обновление ассортимента.

Для выбора направления оптимизации необходимо провести оценку состояния текущей обстановки в аптеке по ассортиментному блоку. Это достаточно трудоемкий и затратный процесс, требующий привлечения высококвалифицированных специалистов. Однако часто руководителям аптек для принятия управленческих решений такая информация нужна в срочном порядке. При этом технические средства и человеческие ресурсы для ее получения отсутствуют.

Что делать, если нет хороших инструментов?

В том случае, если удовлетворительный инструментарий анализа отсутствует, можно воспользоваться услугами специализированных консалтинговых компаний. Такие компании имеют программные разработки, позволяющие проводить экспресс-анализ товарных запасов аптеки за несколько часов. Результатом такой работы должна стать не просто оценка текущего состояния, но и предоставление экспертных рекомендаций по оптимизации ассортимента аптечного подразделения. Как и в работе с любым внешним заказчиком, в отношениях с консалтинговыми компаниями очень важно понимать, что вы хотите и что вы можете получить на основании предоставленных данных. Первоначальный анализ ассортимента должен быть ориентирован на достижение следующих задач:

• оценка потенциала аптеки и определение точки роста;

• оценка состояния товарных запасов аптеки;

• определение структуры и рейтингов продаж по товарным группам ассортимента;

• выявление «слабых мест» в ассортименте аптеки;

• определение направления оптимизации ассортимента.

Именно эта информация может стать базой для дальнейшей оптимизации ассортимента. Данная информация может быть представлена в виде следующих таблиц.

• Общая таблица.

• Итоги основных показателей деятельности аптеки за анализируемый период. Данная таблица показывает фактические среднемесячные значения по выделенным показателям работы аптеки за шесть месяцев, отражает текущую картину деятельности аптеки, что позволяет оценить изменения в динамике за указанный период, определить проб­лемные зоны и точки роста.

• Таблица по учету сроков годности и товаров без движения (неликвидов), деятельности аптеки за анализируемый период в разрезе товарных групп.
  Такие данные отражают общую картину о состоянии ведения и учета в аптеке сроков годности товаров, товаров-неликвидов, показывают риски и издержки при несвоевременной работе с товарами с критичным сроком годности (КСР), товарами с неизвестным сроком годности.

• Таблица с АВС-анализом в разрезе товарных категорий/спецгрупп.
  Данная таблица предназначена для анализа структуры ассортиментной матрицы. Она показывает, какая из товарных групп является самой маржинальной в аптеке по результатам деятельности за анализируемый период.

• Таблица с АВС-анализом в разрезе товарных категорий с детализацией по товарам.
  Дает возможность проанализировать доходность ассортимента каждой номенклатурной единицы с целью определения высокодоходных товаров в данной товарной группе, товаров, находящихся в дефектуре на дату отчета, выявления аналогов и неликвидов.

• Таблица с анализом по МНН — текущий анализ ассортимента товаров по наименованиям в разрезе конкретного МНН.
  Служит для выявления товаров-синонимов по МНН для оптимизации товарных фармакотерапевтических групп.

• Детализированная таблица — отчет ликвидности ассортимента.
  Сформированный список товаров без движения, товаров с излишним товарным запасом, товаров с критичным сроком годности, просроченных товаров — их фактические остатки в упаковках,

• Себестоимость, розничные и закупочные цены на дату отчета.

Дополнительно каждая таблица должна иметь пояснение в виде описания и выработанных экспертных рекомендаций по оптимизации ассортимента — пути решения выявленных отклонений.

Экспресс-анализ в таком формате является универсальным и ценным методом анализа аптечного ассортимента, позволяющий объективно и в короткие сроки оценить текущее состояние ассортимента и товарных запасов в аптечной организации. Это дает возможность провести анализ ассортимента по всем вышеперечисленным показателям в динамике, оценить ценообразование, выявить проблемные зоны в ассортиментной матрице в разрезе каждой товарной категории и определить приемлемые варианты ассортиментной стратегии для конкретного типа аптеки.

Автор: Дарья Сидорова, Руководитель консалтингового направления Компании Фарма-Эксперт.

http://www.pharmvestnik.ru