Не укради

15.04.2015

Масштаб бедствия

Воровство в тех или иных масштабах и формах есть практически в каждой аптеке.

Несмотря на распространенное мнение о том, что воруют в основном покупатели, эксперты имеют другую точку зрения: по их оценкам, на долю персонала аптеки приходится более 70% незапланированных потерь. Используется именно такой термин, поскольку не всегда удается доказать, что потери явились результатом умысла сотрудников. По тем же оценкам, в самых злостных случаях масштабы воровства персонала достигают 3—5% от оборота аптеки. А это уже сравнимо с уровнем рентабельности и иногда может стать причиной финансового краха.

Статистика дает следующий неизбежный уровень потерь: для аптек с открытой выкладкой — до 2% от оборота, с закрытой — до 0,3%. Особенно подвержены кражам следующие группы товаров: гигиеническая помада, БАД, лечебная косметика, гематогены и прочее. Объемы воровства по этим группам могут доходить до 15—18% от оборота.

Прямой ущерб не всегда наносится именно аптеке. Примерно в половине случаев жертвой является покупатель, который переплачивает за приобретенный или оплачивает неприобретенный товар. Последствия этого — испорченная репутация аптеки и снижение числа покупателей. Эти потери невозможно посчитать, но они могут быть значительными и сводить на нет все мероприятия по развитию аптеки.

Поймать недобросовестного сотрудника за руку и доказать его вину довольно трудно. Попытки возбуждения уголовного дела сопровождаются неудобными мероприятиями следственных органов, которые могут парализовать работу аптеки. В большинстве случаев все заканчивается увольнением вора. Многие руководители аптек, будучи не в силах бороться с хищениями, опускают руки и вводят так называемый допустимый порог воровства, в рамках которого сотрудникам не предъявляются требования по компенсации, а списание производится за счет организации. Такое решение только увеличивает потери, фактически узаконивая воровство.

Воруют…

Основные виды воровства сотрудников аптек — это следующие типы манипуляций: с кассовыми документами, с дисконтными картами, с банковскими картами, с товаром.

Пострадавшим от воровства может стать как покупатель (в этом случае выявить факт хищения с помощью инвентаризации практически невозможно), так и организация (когда хищение выявляется в момент инвентаризации и убыток делится на всех сотрудников, при этом несун остается в выигрыше).

Манипуляции с кассовыми документами

Хищения возможны на разных этапах движения товара — от приемки до реализации на кассе. Больше половины всех краж приходится на первостольников, манипулирующих с кассовыми документами. Основные виды этих манипуляций представлены в таблице 1.

Большинство злоупотреблений данного типа не оставляют следов в учетной системе, что делает борьбу с ними особенно сложной. Последствия могут быть выявлены только при инвентаризации в виде недостачи товара. При этом виновника установить практически невозможно. Методы борьбы с такими хищениями основаны на жесткой регламентации операций возврата и взаимном контроле сотрудниками друг друга. 

Манипуляции с дисконтными картами

В таблице 2 представлены виды манипуляций с дисконтными картами. Все карты подразделяются на два типа: персональные, с указанием фамилии владельца, и обезличенные, с указанием, например, процента скидки. Все персональные дисконтные карты, выдаваемые самими аптеками, учитываются в информационной системе аптеки, по ним ведется учет и статистика продаж. С обезличенными дисконтными картами, так же, как и с социальными, все сложнее. Отследить конкретного покупателя по ним практически невозможно. Поэтому единственным инструментом выявления несуна является анализ статистики применения скидок по разным сотрудникам и по разным аптекам сети

.Инструментами борьбы с данным типом хищений может быть информационный дисплей покупателя, на котором отражаются все манипуляции первостольника с товаром на кассе, или замена всех обезличенных дисконтных карт на персональные.

Манипуляции с банковскими картами

Данный вид злоупотреблений встречается достаточно редко, но в связи с увеличением доли безналичных расчетов их количество может расти. Основным способом является  повторный запрос на оплату.

Например, после расчета с покупателем по банковской карте кассир незаметно посылает повторный запрос на авторизацию и оплату. После ухода покупателя кассиру поступает положительный ответ на проведение операции и со счета покупателя повторно снимается сумма. Первостольник набирает на эту сумму товар, покупатель является пострадавшим.

При работе с банковскими картами в аптеке используются две схемы взаимодействия учетной программы и банковского терминала: независимая, когда чек формируется в учетной системе, а транзакция производится через терминал независимо, с помощью набора суммы на терминале; интегрированная, когда учетная система сама автоматически формирует и чек, и запрос в банк. В этот процесс первостольник вмешаться не может. Таким образом, используя интегрированную схему, данный вид нарушений можно свести к минимуму.

Манипуляции с товаром

Одним из инструментов, который помогает увеличить скорость обслуживания и снизить вероятность хищений, является использование штрихкодов. Однако и здесь возможны манипуляции (табл. 3).

Особо можно выделить продажу «левого» товара, т.е. реализацию через аптеку товара, закупленного сотрудниками неофициально, без ведома руководства. Эта ситуация возможна либо при полной бесконтрольности (или сговоре всех сотрудников аптеки), либо при отсутствии программы учета товара (ведении так называемого суммового учета). Хорошим способом выявления таких ситуаций является «обклеивание» всего товара фирменными ценниками со штрихкодами, которые достаточно трудно продублировать. В этом случае даже визуальный осмотр товарных запасов дает результат.

Для устранения или минимизации потерь от воровства существует два типа действий: использование информационной учетной системы и общие организационные мероприятия.

 

Учет препаратов с помощью информационной системы

• Учет товара на всех этапах перемещения. Руководитель аптеки любого уровня в режиме реального времени должен иметь возможность получить полную информацию о местонахождении товара, его количестве, сроках годности, партии, цене.

• Оформление накладных на передачу товара от одного материально ответственного лица другому. Процесс оформления накладных, пересчета товара, заверения подписями и передачи в бухгалтерию занимает достаточное количество времени, но в целях профилактики воровства обходить его не следует. Современные учетные системы позволяют оптимизировать данный процесс с помощью использования штрихкодов. Формирование накладной и ее прием может осуществляться с помощью сканеров, что ускоряет процесс в несколько раз и практически исключает пересортицу и недостачу.

• Внеплановые выборочные инвентаризации. Полная инвентаризация аптеки занимает несколько дней и приводит к большим убыткам от простоя. При наличии системы автоматизации можно производить частичную инвентаризацию, например, по наиболее рискованным с точки зрения хищений группам. Современные программы учета позволяют делать это без остановки продаж.

• Определение полномочий по ценообразованию. Информационная система позволяет заранее произвести настройку алгоритмов ценообразования, а также запретить манипуляции с ценами для большинства сотрудников аптеки. Эти полномочия переходят в верхнее управляющее звено, и какая-либо манипуляция с ценой оказывается недоступной для первостольника.

• Контроль операций возврата товара. Информационная система должна вести учет таких операций, причем с фиксированием данных сотрудника, который это произвел. Сравнение статистики возвратов по разным сотрудникам может выявить подозрительные отклонения.

• Анализ статистики применения скидок. В случае обезличенных дисконтных карт единственным инструментом выявления подозрительных случаев является статистика применения этих скидок по разным сотрудникам. Именные дисконтные карты дают больше возможностей для контроля — возможен анализ покупок по каждой карте с учетом частоты, ассортимента, времени покупок и т.д. Выявление «особых» карт и их мониторинг позволит определить «искусственные» скидки.

• Система прав доступа и хранение истории изменений. Хорошим правилом является жесткое программное ограничение полномочий — каждый сотрудник имеет свой пароль и логин, а также ведение протокола всех изменений для того, чтобы можно было определить их «автора».

• Подконтрольность всех операций по удалению товарных позиций из кассовых чеков. Распределение прав доступа позволяет проводить такую операцию только определенному кругу сотрудников. Это минимизирует круг «подозреваемых».

Организационные мероприятия

• Метод «нет чека — покупка бесплатна». Он надежен и беззатратен — контролером выступает сам покупатель. Если даже он получит за непробитый чек свой товар бесплатно, то эта сумма может быть удержана с виновного.

• Проверки кассовых чеков. Проводятся сотрудниками службы безопасности на выходе из аптеки на предмет соответствия купленному товару.

• Проверка двойной оплаты. Анализ и проверка всех случаев двойной оплаты по банковским картам с определением круга причастных сотрудников.

• Коллективная материальная ответственность. Основная задача — заставить сотрудников контролировать друг друга. При наличии такого договора сотрудники несут солидарную материальную ответственность и в равной мере возмещают ущерб. Трудность реализации такого подхода состоит в нецелесообразности (в связи с потерями от простоя) проведения полной инвентаризации при приеме и увольнении каждого сотрудника, которая бы гарантировала «справедливость» возмещения ущерба. В большинстве случаев используется схема, когда при выявлении ущерба сотрудники возмещают ущерб пропорционально отработанному времени. При этом возрастает важность выборочных инвентаризаций. Иначе несун может уволиться между инвентаризациями, не понеся материального наказания.

• Определение порядка покупки и выноса товара из аптеки сотрудниками. Это позволяет «закрыть» хищения товара из служебных помещений аптеки, в том числе через вывоз мусора и отходов, как распространенный способ выноса товара.

• Наличие в штате службы безопасности женщин. Это дает возможность произвести личный досмотр работников аптеки женского пола.

• Наличие систем видеонаблюдения. Система должна записывать действия не только покупателей в торговом зале, но и первостольников на рабочем месте, персонала в складских и подсобных помещениях, в особенности в местах потенциального выноса имущества (окна, двери).

• Тщательный подбор персонала. Это позволит исключить соискателей, относящихся к группам риска: судимости, увольнения с предыдущих мест работы по подозрительным причинам и т.д.

Валерий Коситов, Директор группы компаний Pharma-projects, канд. техн. наук

http://www.pharmvestnik.ru